Junta de Extremadura · septiembre de 2026
Toda la plataforma de un congreso de 5.503 inscritos, sin una sola caída
Registro, acreditación con QR, app del evento para iOS y Android, CRM de gestión y control de accesos de Potencial Digital 2026, el Congreso Extremeño de Transformación Digital, IA, Ciberseguridad y Robótica de la Junta de Extremadura (Palacio de Congresos de Cáceres, 24 y 25 de septiembre de 2026).
Retorno estimado
- la inversión por edición del congreso
- ×1
- Se amortiza
- en la primera edición
- de gestión manual evitadas en una edición
- ≈ 600 h
- personas registradas
- 5.503
- lecturas de QR en 10 puntos de control
- 5.827
- acreditaciones impresas en el recinto
- 2.892
- caídas en las dos jornadas
- 0
- inscripciones a 92 actividades
- 13.801
- notificaciones push enviadas
- 12.284
El reto
La organización necesitaba registrar a miles de asistentes desde varios canales, acreditarlos en el recinto sin colas y controlar el acceso a salas, talleres y espacios VIP durante dos jornadas, con el sistema funcionando sin interrupciones.
Qué construimos
- Formularios de inscripción integrados en la web oficial, captación automática de los leads de Facebook e Instagram y sincronización con ActiveCampaign.
- Una credencial QR firmada digitalmente para cada asistente, enviada por email y disponible en la app.
- App del evento para iOS y Android con la agenda de 92 actividades, inscripción a cada sesión, QR personal sin conexión y notificaciones push.
- CRM de gestión de asistentes, actividades y acreditaciones, con monitor de impresoras y panel con los datos del día.
- Puestos de autoservicio con impresión inmediata, 7 carriles de impresión, app de escaneo sin conexión para el personal y soporte técnico presencial.
Cómo funciona
Del registro a la sala
Un único registro por persona recorre todo el congreso: la misma credencial sirve para acreditarse, entrar en cada sala y medir la participación.
Inscripción
Web oficial, formularios de Facebook e Instagram, streaming, importaciones y mostrador.
Credencial QR
Firmada digitalmente, enviada por email y guardada en la app sin conexión.
Acreditación
Autoservicio con impresión inmediata, app del personal u oficina.
Control de acceso
10 puntos de control en salas, talleres y espacios VIP.
Informes
Asistencia, procedencia y participación por punto de control y por hora.
El resultado
La plataforma funcionó las dos jornadas sin caídas. El 87 % de las acreditaciones se imprimió en los puestos de autoservicio, el 99,97 % de los 9.789 emails se entregó sin error y 5.071 contactos quedaron sincronizados con ActiveCampaign. La organización recibió informes de asistencia, procedencia y participación con el detalle por punto de control y por hora.
Cómo calculamos el retorno
Retorno = ahorro estimado ÷ inversión. Publicamos el múltiplo y las horas, no los importes, para respetar la confidencialidad de cada contrato.
| Concepto | Cálculo | Horas |
|---|---|---|
| Unificar y cargar las inscripciones de 7 canales | 5.503 registros × 1 min | 92 h |
| Gestionar inscripciones a actividades con aforo y confirmación | 13.801 inscripciones × 1,5 min | 345 h |
| Enviar credenciales, confirmaciones y reenvíos | 9.789 emails × 12 s | 33 h |
| Acreditar en mostrador lo que se resolvió en autoservicio | 2.502 acreditaciones × 2 min | 83 h |
| Comprobar accesos en listas impresas | 5.827 lecturas × 18 s | 29 h |
| Preparar los informes de asistencia, procedencia y participación | Estimación | 20 h |
Supuestos
- Los volúmenes son los reales de la memoria de entrega; los minutos por tarea son estimaciones de VA360 Labs para el mismo trabajo hecho con formularios, hojas de cálculo y listas.
- Coste por hora en España: coste laboral medio por hora efectiva del INE (Encuesta Trimestral de Coste Laboral, 2.º trimestre de 2026).
- No cuenta el valor de la app, las notificaciones ni la reutilización de la plataforma en próximas ediciones, que parte ya construida.
Estimación de VA360 Labs con los datos reales del proyecto y los supuestos indicados. No es una cifra auditada por el cliente. ¿Quieres el cálculo con tus números? Te lo hacemos en la primera conversación.
Los datos
Inscripciones por mes
Septiembre, el mes del congreso, concentró el 64 % de las inscripciones.
- May
- Jun
- Jul
- Ago
- 3.535Sep
Ver los datos en una tabla
| Mes | inscripciones |
|---|---|
| Mayo | 417 |
| Junio | 311 |
| Julio | 293 |
| Agosto | 946 |
| Septiembre | 3.535 |
Fuente: Informes de asistencia y participación de Potencial Digital 2026.
Inscripciones por canal
Más de la mitad llegó desde los formularios de Facebook e Instagram, que se captaban de forma automática.
Ver los datos en una tabla
| Canal | inscripciones |
|---|---|
| Facebook e Instagram | 3.000 |
| Formulario web | 1.173 |
| Streaming | 519 |
| Importaciones | 386 |
| Mostrador | 228 |
| Altas manuales | 147 |
| SAP y Ellas Lideran | 50 |
Fuente: Informes de asistencia y participación de Potencial Digital 2026.
Lecturas de QR por hora
El pico llegó el jueves a las 9:00, con 840 lecturas en una hora. El viernes la afluencia se desplazó a media mañana.
Jueves 24 · 3.428 lecturas
- 08
- 84009
- 10
- 11
- 12
- 13
- 14
- 15
- 16
- 17
- 18
Viernes 25 · 2.399 lecturas
- 08
- 09
- 10
- 77911
- 12
- 13
- 14
- 15
- 16
- 17
- 18
Ver los datos en una tabla
| Hora | Jueves 24 · 3.428 lecturas | Viernes 25 · 2.399 lecturas |
|---|---|---|
| 08 | 295 | 12 |
| 09 | 840 | 197 |
| 10 | 421 | 497 |
| 11 | 480 | 779 |
| 12 | 387 | 311 |
| 13 | 154 | 228 |
| 14 | 314 | 234 |
| 15 | 110 | 141 |
| 16 | 238 | — |
| 17 | 161 | — |
| 18 | 28 | — |
Fuente: Informes de asistencia y participación de Potencial Digital 2026.
Procedencia de los asistentes
El 90 % de los asistentes con procedencia registrada era de Extremadura. Porcentajes sobre 1.788 personas.
Ver los datos en una tabla
| Procedencia | asistentes |
|---|---|
| Cáceres ciudad | 877 · 49,0 % |
| Provincia de Badajoz | 618 · 34,6 % |
| Fuera de Extremadura | 172 · 9,6 % |
| Resto de la provincia de Cáceres | 121 · 6,8 % |
Fuente: Informes de asistencia y participación de Potencial Digital 2026.
Acreditaciones por canal
El 87 % de las 2.892 acreditaciones se imprimió en los puestos de autoservicio, sin pasar por el mostrador.
Ver los datos en una tabla
| Canal | acreditaciones |
|---|---|
| Autoservicio | 2.502 · 87 % |
| App del personal | 315 · 11 % |
| Oficina y CRM | 75 · 3 % |
Fuente: Informes de asistencia y participación de Potencial Digital 2026.
Cronología
Primeras inscripciones: 417 en el mes.
Arranca la campaña fuerte: 946 inscripciones en agosto.
Primera jornada en el Palacio de Congresos de Cáceres: 3.428 lecturas de QR.
Segunda jornada: 2.399 lecturas de QR. Cierre sin caídas.
Tecnología
- Flutter (web, iOS y Android)
- Supabase
- ActiveCampaign
- Desarrollo guiado por especificaciones
Preguntas frecuentes
¿Qué retorno tiene este proyecto?
Según nuestra estimación, el retorno es de ×1 la inversión por edición del congreso, con ≈ 600 h de gestión manual evitadas en una edición. Se amortiza en la primera edición. Es una estimación de VA360 Labs con los supuestos que se explican en esta página, no una cifra auditada por el cliente.
¿Qué incluía la plataforma de Potencial Digital 2026?
Formularios de inscripción, captación automática desde Facebook e Instagram, credencial QR firmada, app para iOS y Android, CRM de gestión, puestos de acreditación en autoservicio, control de accesos en 10 puntos e informes de asistencia y participación.
¿Cuántas personas se registraron?
5.503 personas, que hicieron 13.801 inscripciones a 92 actividades. En el recinto se leyeron 5.827 códigos QR en dos jornadas.
¿Cómo se evitaron las colas en la acreditación?
Con puestos de autoservicio de impresión inmediata, 7 carriles de impresión y una app de escaneo para el personal. El 87 % de las acreditaciones se imprimió en autoservicio.
¿Funciona sin conexión?
Sí. El asistente lleva su QR en la app aunque no tenga cobertura, y la app de escaneo del personal también funciona sin conexión.
Este trabajo es parte de nuestro servicio de desarrollo con IA.
Sobre los datos. Datos de la memoria de entrega y de los informes de asistencia y participación del proyecto.
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